eSocial: Impactos e riscos não percebidos nas empresas

Entender as transformações internas deveria ser o primeiro e principal passo

A Receita Federal bateu um recorde histórico de arrecadação em 2013 e, segundo o Secretário da Receita Federal, Carlos Alberto Barreto, as perspectivas são boas para 2014. Faltou apenas citar para quem. No entanto, apesar da carga tributária ser nefasta para o país, não podemos deixar de reconhecer as inovações e tecnologias que transformaram a Receita Federal brasileira em um modelo internacional.

Nesse sentido, a Receita vem buscando automatizar as informações das empresas, pois tivemos o ECF, EFD… Enfim, pouco importam as siglas. O que notamos é que o governo terá, em um futuro não tão distante, TODAS as informações sobre as atividades das empresas.

Pois bem, este ano teremos mais uma sigla incorporada ao nosso vocabulário. Na verdade, falamos muito dela desde 2013. É a já famosa Escrituração Fiscal Digital Social, ou apenas eSocial, que até o momento é a parte mais complexa do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e vem abolir uma série de procedimentos e métodos de geração e envio de informações para um modelo automatizado.

O eSocial é um projeto do governo federal que vai unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados. Substituindo gradualmente o atual envio de informações sobre registro do empregado, como SEFIP, RAIS, CAGED, DIRF, CAT, Manad, Processos trabalhistas, Atestados médicos, entre outros, o sistema realizará a escrituração digital da folha de pagamentos e das demais obrigações acessórias relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício.

Porém, em reuniões ou palestras sempre percebemos a preocupação com as informações e prazos do governo, uma vez que poucas empresas entenderam o impacto e o porte dessa nova tecnologia, ou seja, embora seja válida a preocupação com a obrigação em si, entender as transformações internas deveria ser o primeiro e principal passo. Hoje podemos afirmar que as empresas não estão preparadas para a adoção desse modelo, porque as práticas atuais não são compatíveis com as demandas do governo, senão vejamos:

1 • Praticamente todas as áreas das empresas serão afetadas e os gestores dessas áreas sabem disso? Estão comprometidos com as mudanças e a adoção de novas tarefas?

2 • Os sistemas legados ao RH, como Jurídico, Financeiro e outros, estão integrados? Se não estão, já existe um estudo? Os atuais fornecedores de TI apresentaram um plano?

3 • Como ficarão os processos de RH que devem, a partir de agora, serem informados um dia após o fato, como por exemplo, em uma alteração contratual? Como a empresa terá agilidade para realizar o procedimento interno e isso ser automaticamente enviado?

4 • Quais são os procedimentos de auditoria que garantirão que todos realizaram suas tarefas e que os arquivos da receita podem ser enviados?

5 • Como serão tratados os processos terceirizados de RH, como por exemplo, medicina do trabalho? Como garantir que as informações serão enviadas a tempo e estão corretas?

6 • Os dados atuais estão ajustados? Sabemos que a receita valida dados e se eles não estiverem consistentes, os arquivos não serão entregues.

Enfim, poderíamos ficar até amanhã citando preocupações e eventuais obstáculos, mas nosso foco é, na verdade, despertar a consciência de que esse novo “SPED” é provavelmente maior e com mais impactos corporativos.

Nossa sugestão é a criação de um comitê multidisciplinar nas empresas para que todas as áreas conheçam e saibam os impactos do eSocial. Em seguida, sugerimos o mapeamento do estado atual dos processos internos e a identificação das necessidades de mudança operacional, funcional e tecnológica e, a partir desse ponto, adquirir uma solução de eSocial.

É importante que tomemos consciência dos riscos e das oportunidades que surgirão, como a melhoria dos processos internos, a racionalização de custos e a automação. O momento é uma ótima oportunidade para que as empresas sejam mais eficientes. Agora não faltam desculpas para implementar as mudanças e melhorias.

Carlos Eduardo Maffei *

(*) Carlos Eduardo Maffei é diretor de negócios da Benner

Fonte: CIO via Mauro Negruni.